L'archivio storico conserva i documenti che, trascorsi 40 anni dalla conclusione degli affari relativi e superate le fasi di riordino e selezione, verranno conservati illimitatamente per un utilizzo prevalentemente storico documentario.
La documentazione prodotta dal comune nel periodo preunitario, conservata presso l'Archivio comunale, è articolata in sette sezioni:
- Podesteria di Montale e Lega di Agliana poi Comunità di Montale (184 pezzi dal 1560 al 1808);
- Ufficio del Depositario dei pegni (4 pezzi dal 1588 al 1705);
- Cancelleria delle podesterie di Pistoia (8 pezzi dal 1719 al 1850);
- Mairie di Montale (13 pezzi dal 1808 al 1814);
- Comunità restaurata di Montale (66 pezzi dal 1814 al 1865);
- Atti vari (4 pezzi dal 1622 al 1853);
- Aiuto ingegnere poi ingegnere di circondario di Montale (12 pezzi dal 1826 al 1850).
Nella sezione Atti vari, si raccolgono gli atti estranei all'archivio del comune, fra i quali si segnala la presenza di un registro relativo al comunello di Serra, nella Podesteria di Montale, e di una busta di carteggio e atti della Mairie di Tizzana.
Altra documentazione relativa al territorio di Montale è rintracciabile nei fondi dell'Archivio di Stato di Pistoia e in particolare in quelli denominati Podestà di Montale, Cancelleria comunitativa delle podesterie di Pistoia e Podesteria di Montale.
L'archivio postunitario ha purtroppo subito gravissime dispersioni, che si risolvono in sostanza nella mancanza quasi totale degli atti e dei documenti, in particolare del carteggio comunale, dal 1861 al 1945. La documentazione superstite, inventariata fino al 1950, consiste in 591 pezzi organizzati in 25 serie.
Altra documentazione postunitaria è conservata presso l'Archivio di Stato di Pistoia.
L' archivio preunitario (1560-1859) e postunitario (1860-1950) è depositato nella Biblioteca Comunale presso Villa Smilea via Garibaldi a Montale.
Modalità di richiesta
Occorre compilare il modulo scaricabile a fondo pagina allegando fotocopia del documento.
Modalità e tempi di erogazione del servizio
Le richieste sono soddisfatte immediatamente con la consegna del materiale.
In casi particolari o che comportino una ricerca più complessa, le richieste possono essere rinviate ai giorni successivi.
I documenti possono essere fotocopiati solamente se da tale operazione non derivi danno al documento stesso.
I documenti che non possono essere fotocopiati per ragioni di conservazione possono sempre essere fotografati a cura e spese del richiedente.
Il responsabile dell'archivio può rifiutare la consultazione solo per motivi di riservatezza, a scopo di tutela dei dati sensibili o dell'integrità fisica del materiale deteriorato. Per facilitare la consultazione è a disposizione dell'utenza l'inventario del materiale depositato.
Durante la consultazione l'utente deve avere cura di non cambiare l'ordine dei documenti all'interno dei fascicoli e dei fascicoli all'interno delle buste, non intraprendere alcuna azione che possa compromettere l'integrità del materiale documentario: è quindi vietato estrarre,danneggiare, modificare o segnare i documenti in consultazione, lasciare cartoncini o altri segni all'interno del materiale ricevuto in consegna ed è obbligatorio segnalare al personale dell'archivio eventuali discordanze riscontrate o assenza di materiale
Esclusione dalla consultazione degli archivi
L'accesso alla consultazione degli archivi vigilati è negato alle persone che compaiono nell'elenco degli esclusi dalle Biblioteche statali e dagli Archivi di stato (periodicamente inviato dalla Amministrazione Centrale agli Uffici periferici) a motivo di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario.
Sospensione temporanea della consultazione
La consultazione degli archivi pubblici e/o privati può essere temporaneamente sospesa in alcuni casi:
- in caso siano in corso operazioni di ordinamento e inventariazione degli archivi, o di trasferimento degli stessi;
- in caso di ristrutturazione dei locali utilizzati come depositi d'archivio;
- in caso di operazioni di salvataggio o restauro di documenti o interi archivi danneggiati per i più vari motivi;
Contributi a carico dell'utente
Per prendere visione dei documenti non è richiesta alcuna contribuzione.
Nel caso, dopo la presa visione, si desideri copia dei documenti medesimi, è previsto solo il rimborso delle spese di riproduzione.
Eventuali note per l'utente
Strumenti di consultazione:
- Inventario dell'archivio storico comunale di Montale, a cura di A. Marucelli, Firenze, All'insegna del giglio, 1990 (Beni culturali, 3/Provincia di Pistoia);
- Gli archivi comunali della Provincia di Pistoia, a cura di E. Insabato e S. Pieri, Firenze, All'insegna del Giglio, 1987 (Beni culturali, 1/Provincia di Pistoia);
- Gli archivi storici dei comuni della Toscana, a cura di G. Prunai, Roma 1963 (Quaderni della "Rassegna degli Archivi di Stato, 22), pp. 320-321;
- Guida generale degli Archivi di Stato italiani, Roma, 1986, voce "Firenze" vol. II pp. 17-174 e voce "Pistoia" vol. III pp. 717-785.
Gli studiosi che accedono agli archivi devono inoltre attenersi alle norme previste dal Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici. Per gli enti e per i privati proprietari di archivi è stato predisposto un modello di dichiarazione ("Dichiarazione rispetto della normativa vigente in materia di documenti di carattere riservato", vedere in fondo alla pagina) da far sottoscrivere agli studiosi, che si impegnano in tal modo al rispetto della normativa vigente in materia di documenti di carattere riservato.